ACCÈS AUX GISEMENTS D'INFORMATION VIA UN INTRANET
DANS UN GRAND GROUPE INDUSTRIEL FRANÇAIS
IDT 97 - 4 juin 1997
Louis-Pierre GUILLAUME
Ingénieur consultant
PARKER WILLIBORG
* Les Systèmes Documentaires
- Système de Gestion Electronique de Documents (G.E.D.),
- Bureautique communicante (Messagerie, Groupware),
- Bases Documentaires, Photothèque, Thésaurus,
- Systèmes de Documentation technique,
- Internet - Intranet.
* La gamme des interventions
- Etude d'opportunité et de faisabilité,
- Analyse des coûts,
- Analyse de l'existant,
- Rédaction de cahiers des charges,
- Préconisation de solution,
- Assistance à maîtrise d'ouvrage,
- Audit d'applications existantes.
* Accroître l'efficacité du Service Documentation et les performances de ses bases de données.
* Rendre plus convivial certaines des bases de données qui
gèrent des fonds documentaires importants dans le Groupe.
* Rendre possible la consultation de certaines bases en ligne sur
l'Intranet par des utilisateurs non documentalistes au Siège et
dans les filiales.
* Étude en profondeur du service de documentation.
* Panoramique documentaire des bases de données importantes et des produits documentaires associés.
* Bilan de l'existant (points forts et dysfonctionnements)
* Étude des besoins des utilisateurs et prise en compte des opinions et suggestions des personnes rencontrées.
* Propositions de préconisations organisationnelles et
techniques pour faciliter la mise à disposition de l'information
et des documents, leur accès et leur diffusion.
* Présentation de quatre projets de service, avec des scénarios pour chacun des projets.
* Le service de documentation utilise la base de données
documentaire Basis Plus ; elle contient 30.000 références
bibliographiques. Le service conserve 28.000 documents primaires
papier. Cette base de donnée constitue un gisement
d'informations stratégiques pour le Groupe.
* Le Service Documentation favorise l'autonomie des utilisateurs en les
formant à ses outils. Son importance est reconnue par les
utilisateurs. Il diffuse des alertes (DSI) et de l'information
élaborée sous la forme de documents papier.
* La circulation des périodiques est trop longue sur certains
sites du siège. Le délai de réalisation des
recherches documentaires par le Service Documentation est trop long
pour le service Marketing.
* Il existe de nombreux fonds, dont certains sont stratégiques pour le Groupe.
* Le manque d'outils modernes dans le Service Documentation
pénalise les prestations documentaires, particulièrement
en termes de délais, ce qui génère certains
mécontentements de la part des utilisateurs, et incitent
certains d'entre eux à se constituer des fonds documentaires
personnels.
* La syntaxe d'interrogation est complexe (mode FQM) et l'interface est
peu conviviale pour la base de données Basis Plus.
* L'archivage papier des documents primaires par le Service
Documentation est problématique, compte tenu des volumes et des
délais de conservation importants. Les temps d'accès aux
documents primaires sont élevés et leur reproduction est
manuelle.
* La circulation des périodiques est inadaptée aux besoins sur certains sites du Siège.
* La synergie de travail est insuffisante entre les directions du Groupe et le Service documentation
* Le Service Documentation doit renforcer la réalisation de
produits documentaires à forte valeur ajoutée. Par
exemple, des utilisateurs souhaitent mettre en place un partage
d'informations entre les différents services, dont le Service
Documentation, sur les produits du Groupe.
* Les utilisateurs veulent avoir directement un accès en
consultation aux données de la base de données
documentaire et aux documents primaires, via des interfaces
ergonomiques, pour les questions simples. Ils sont majoritairement
intéressés par la diffusion des sommaires des revues
plutôt que par la circulation des revues elles-mêmes.
* La notion de confidentialité des données et des
documents doit être définie pour permettre l'accès
en ligne.
* Les utilisateurs demandent des alertes documentaires sur des profils
personnalisés, via la messagerie, dans leur boîte aux
lettres.
* La mise à disposition la base documentaire sur l'Intranet ;
le passage au mode Windows de Basis Plus pour optimiser l'indexation et
la recherche dans la base documentaire ; la modernisation des outils
documentaires et la maintenance des applications.
* La numérisation de l'antériorité des documents
primaires et leur intégration dans la base documentaire.
* L'accroissement de l'activité "information élaborée" avec les différents acteurs du Groupe.
* L'adaptation du rythme de diffusion des profils (DSI) et la mise en oeuvre d'une alerte documentaire automatique.
* La création d'un prototype pour diffuser un bulletin des sommaires numérisés sur la messagerie.
* L'acquisition de nouveaux produits documentaires pour mieux
répondre aux besoins des utilisateurs et le recrutement d'un(e)
documentaliste
* Les Services Intranet qui seront disponibles sont le navigateur
Netscape, un serveur WEB (HTTP), un serveur de forums, et le transfert
sécurisé (SSL).
* Les Services de messagerie et d'annuaire qui seront disponibles sont ceux de Groupwise.
* L'Infrastructure documentaire qui sera disponible regroupe une base
de données documentaire (Basis Plus) et un serveur
spécifique HTTP (Basis WebServer) pour la base de
données. Elle permet de déclencher des alertes sur
profils via la messagerie et l'annuaire.
* Les formats des documents bureautiques sont Acrobat (principalement)
et HTML ; ceux des images numérisées sont Acrobat ou GIF.
* Projet 1 : la mise à disposition du fonds documentaire du Service Documentation
* Projet 2 : la mise à disposition du fonds documentaire des rapports, des études et des procédures
* Projet 3 : l'accès à des bases de données internes
* Projet 4 : la mise à disposition et l'échange de documents et d'informations