ACCÈS AUX GISEMENTS D'INFORMATION VIA UN INTRANET
DANS UN GRAND GROUPE INDUSTRIEL FRANÇAIS

INFORMATION PUSH AND PULL VIA INTRANET KNOWLEDGE BASES
IN A FRENCH CORPORATION

IDT 97 - 4 juin 1997

Louis-Pierre GUILLAUME
Ingénieur consultant
PARKER WILLIBORG


Résumé

Le Service de documentation du Siège diffuse des alertes et de l'information élaborée sous la forme de documents papier à partir de sa base de données documentaire. Un intranet et une messagerie sont en cours de déploiement au siège et dans quelques filiales du Groupe. Des projets de services sont élaborés pour faciliter la mise à disposition de l'information et des documents, leur accès et leur diffusion.

Abstract

The headquarters research center publishes alerts and enhanced information from its central documentation system, in the form of paper documents. The development of an intranet and of an e-mail infrastructure is underway at headquarters and within a few subsidiaries. Projects are designed in order to improve the access, the retrieval and the broadcasting of information and documents.

1. SOMMAIRE DE LA PRÉSENTATION

2. ACTIVITÉS DE PARKER WILLIBORG

* Les Systèmes Documentaires
- Système de Gestion Electronique de Documents (G.E.D.),
- Bureautique communicante (Messagerie, Groupware),
- Bases Documentaires, Photothèque, Thésaurus,
- Systèmes de Documentation technique,
- Internet - Intranet.

* La gamme des interventions
- Etude d'opportunité et de faisabilité,
- Analyse des coûts,
- Analyse de l'existant,
- Rédaction de cahiers des charges,
- Préconisation de solution,
- Assistance à maîtrise d'ouvrage,
- Audit d'applications existantes.

3. LES OBJECTIFS DE L'ÉTUDE ÉTAIENT

* Accroître l'efficacité du Service Documentation et les performances de ses bases de données.
* Rendre plus convivial certaines des bases de données qui gèrent des fonds documentaires importants dans le Groupe.
* Rendre possible la consultation de certaines bases en ligne sur l'Intranet par des utilisateurs non documentalistes au Siège et dans les filiales.

4. LA DÉMARCHE QUE NOUS AVONS SUIVIE ÉTAIT LA SUIVANTE

* Étude en profondeur du service de documentation.
* Panoramique documentaire des bases de données importantes et des produits documentaires associés.
* Bilan de l'existant (points forts et dysfonctionnements)
* Étude des besoins des utilisateurs et prise en compte des opinions et suggestions des personnes rencontrées.
* Propositions de préconisations organisationnelles et techniques pour faciliter la mise à disposition de l'information et des documents, leur accès et leur diffusion.
* Présentation de quatre projets de service, avec des scénarios pour chacun des projets.

5. LE BILAN DE L'EXISTANT SE RÉSUME AINSI :

* Le service de documentation utilise la base de données documentaire Basis Plus ; elle contient 30.000 références bibliographiques. Le service conserve 28.000 documents primaires papier. Cette base de donnée constitue un gisement d'informations stratégiques pour le Groupe.
* Le Service Documentation favorise l'autonomie des utilisateurs en les formant à ses outils. Son importance est reconnue par les utilisateurs. Il diffuse des alertes (DSI) et de l'information élaborée sous la forme de documents papier.
* La circulation des périodiques est trop longue sur certains sites du siège. Le délai de réalisation des recherches documentaires par le Service Documentation est trop long pour le service Marketing.
* Il existe de nombreux fonds, dont certains sont stratégiques pour le Groupe.

6. LES DYSFONCTIONNEMENTS LES PLUS IMPORTANTS SONT

* Le manque d'outils modernes dans le Service Documentation pénalise les prestations documentaires, particulièrement en termes de délais, ce qui génère certains mécontentements de la part des utilisateurs, et incitent certains d'entre eux à se constituer des fonds documentaires personnels.
* La syntaxe d'interrogation est complexe (mode FQM) et l'interface est peu conviviale pour la base de données Basis Plus.
* L'archivage papier des documents primaires par le Service Documentation est problématique, compte tenu des volumes et des délais de conservation importants. Les temps d'accès aux documents primaires sont élevés et leur reproduction est manuelle.
* La circulation des périodiques est inadaptée aux besoins sur certains sites du Siège.
* La synergie de travail est insuffisante entre les directions du Groupe et le Service documentation

7. LE BILAN DE L'ÉTUDE DES BESOINS SE RÉSUME AINSI

* Le Service Documentation doit renforcer la réalisation de produits documentaires à forte valeur ajoutée. Par exemple, des utilisateurs souhaitent mettre en place un partage d'informations entre les différents services, dont le Service Documentation, sur les produits du Groupe.
* Les utilisateurs veulent avoir directement un accès en consultation aux données de la base de données documentaire et aux documents primaires, via des interfaces ergonomiques, pour les questions simples. Ils sont majoritairement intéressés par la diffusion des sommaires des revues plutôt que par la circulation des revues elles-mêmes.
* La notion de confidentialité des données et des documents doit être définie pour permettre l'accès en ligne.
* Les utilisateurs demandent des alertes documentaires sur des profils personnalisés, via la messagerie, dans leur boîte aux lettres.

8. LES PRÉCONISATIONS CONCERNANT LE SERVICE DOCUMENTATION SONT :

* La mise à disposition la base documentaire sur l'Intranet ; le passage au mode Windows de Basis Plus pour optimiser l'indexation et la recherche dans la base documentaire ; la modernisation des outils documentaires et la maintenance des applications.
* La numérisation de l'antériorité des documents primaires et leur intégration dans la base documentaire.
* L'accroissement de l'activité "information élaborée" avec les différents acteurs du Groupe.
* L'adaptation du rythme de diffusion des profils (DSI) et la mise en oeuvre d'une alerte documentaire automatique.
* La création d'un prototype pour diffuser un bulletin des sommaires numérisés sur la messagerie.
* L'acquisition de nouveaux produits documentaires pour mieux répondre aux besoins des utilisateurs et le recrutement d'un(e) documentaliste

9. L'ARCHITECTURE PROPOSÉE POUR L'INTRANET

Les éléments sont les suivants (cf. figure ci-après) :

* Les Services Intranet qui seront disponibles sont le navigateur Netscape, un serveur WEB (HTTP), un serveur de forums, et le transfert sécurisé (SSL).
* Les Services de messagerie et d'annuaire qui seront disponibles sont ceux de Groupwise.
* L'Infrastructure documentaire qui sera disponible regroupe une base de données documentaire (Basis Plus) et un serveur spécifique HTTP (Basis WebServer) pour la base de données. Elle permet de déclencher des alertes sur profils via la messagerie et l'annuaire.
* Les formats des documents bureautiques sont Acrobat (principalement) et HTML ; ceux des images numérisées sont Acrobat ou GIF.

Architecture

10. L'ARCHITECTURE MATÉRIELLE EST LA SUIVANTE

Les quatre projets de service proposés visent à fournir des services à l'ensemble du Groupe afin de réduire les dysfonctionnements et de répondre aux besoins, tout en utilisant l'infrastructure Intranet en cours de déploiement. Ce sont :

* Projet 1 : la mise à disposition du fonds documentaire du Service Documentation
* Projet 2 : la mise à disposition du fonds documentaire des rapports, des études et des procédures
* Projet 3 : l'accès à des bases de données internes
* Projet 4 : la mise à disposition et l'échange de documents et d'informations

Projets de service

PROJET 1 :

Le but du projet est de mettre à disposition la base documentaire en consultation pour le Groupe, de permettre l'accès aux documents primaires et de diffuser des alertes documentaires (nouveaux documents, nouvelles informations et sommaires de publications). Pour cela, il est envisagé de connecter la base à l'Intranet en cours de déploiement. Dans ce projet, seule la consultation serait possible, la mise à jour étant réservée au Service Documentation.

PROJET 2 :

Le but du projet est de regrouper des fonds documentaires des rapports, des études et des procédures, de permettre un accès restreint à ces documents et de diffuser des alertes documentaires. Pour cela, il est envisagé de créer de nouvelles bases documentaires pour gérer les fonds et de les connecter à l'Intranet en cours de déploiement. Dans un premier temps, seule la consultation serait possible, la mise à jour à partir de l'Intranet étant à prévoir dans un deuxième temps.

PROJET 3 :

Le but du projet est de mettre à disposition une partie des bases sous Oracle (quelques champs non confidentiels) à l'ensemble du personnel du groupe et de diffuser des alertes (changement d'état de certaines données). Pour cela, il est envisagé de connecter ces bases à l'Intranet en cours de déploiement. Dans un premier temps, seule la consultation serait possible, la mise à jour à partir de l'Intranet étant à prévoir dans un deuxième temps.

PROJET 4 :

Le but du projet et de mettre à disposition des produits documentaires pour l'ensemble du Groupe, de faciliter les échanges d'informations et de documents à l'intérieur de groupes ayant des intérêts communs (les produits stratégiques de l'entreprise par exemple) et d'accélérer la diffusion de l'information chez les utilisateurs. Pour cela, il est envisagé de mettre en ligne des documents dans l'infrastructure documentaire à venir et de créer un forum et des babillards (BBS) privatifs.