PROJET DE MISE EN OEUVRE DE BASES DE DONNÉES DOCUMENTAIRES SUR INTRANET
Documation 97 - 19 février 1997
Louis-Pierre GUILLAUME
Ingénieur consultant
PARKER WILLIBORG
* Démarche de l'étude
* Bilan de l'existant
* Besoins des utilisateurs du Service Documentation
* Préconisations
* Architecture proposée (documentaire et technique)
* Projet de Service pour l'Intranet
* Les Systèmes Documentaires
- Système de Gestion Electronique de Documents (G.E.D.),
- Bureautique communicante (Messagerie, Groupware),
- Bases Documentaires, Photothèque, Thésaurus,
- Systèmes de Documentation technique,
- Internet - Intranet,
- Archivistique.
* La gamme des interventions
- Etude d'opportunité,
- Analyse des coûts,
- Analyse de l'existant,
- Rédaction de cahiers des charges,
- Préconisation de solution,
- Assistance à maîtrise d'ouvrage,
- Audit d'applications existantes.
* Audit du Service Documentation
* Panoramique d'autres fonds documentaires
* Bilan de l'existant (points forts et dysfonctionnements)
* Etude des besoins des utilisateurs (siège et filiales)
* Préconisations organisationnelles et techniques
* Présentation d'un projet de service
* Taille de la base de données
- 30.000 références bibliographiques sous BasisPlus
- 28.000 documents primaires papier
* Points forts
- L'importance du rôle du Service Documentation est reconnue
- La productivité du Service Documentation est en augmentation
- Le Service Documentation favorise l'autonomie des utilisateurs (formations)
- La base de donnée du service constitue un gisement d'informations
stratégiques pour le Groupe
* Dysfonctionnements
- Syntaxe d'interrogation complexe pour la base de données (BasisPlus,
mode FQM)
- Les bases de données de travail des documentalistes ne sont pas
maintenues
- L'archivage papier des documents primaires est problématique
- La circulation des périodiques inadaptée aux besoins sur
certains sites du Siège
- Synergie de travail insuffisante entre les directions du Groupe et le
Service documentation
* Accès à la base de donnée documentaire
* Diffusion des sommaires des revues plutôt que circulation
* Alertes documentaires sur profil
* Partenariat de travail à définir
* Passer au mode Windows de BasisPlus pour optimiser l'indexation et
la recherche dans la base documentaire
* Numériser une antériorité de documents primaires
et les lier à la base documentaire
* Accroître l'activité "information élaborée"
avec les différents acteurs du Groupe
* Adapter le rythme de diffusion des profils et mettre en oeuvre une alerte
documentaire automatique
* Créer un prototype du bulletin des sommaires électroniques
* Mettre à disposition la base documentaire sur l'Intranet
* Acquérir de nouveaux produits documentaires pour mieux répondre
aux besoins des utilisateurs
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| _______________________________ |
| | Projet de service | / \ |
| |------------------------------ | / \ |
| | Mise à disposition du | | | |
| | fonds documentaire du | | | |
| | du Service Documentation | | | |
| |_______________________________| | | |
| _______________________________ | | |
| | Infrastructure documentaire | | |
|
| |_______________________________| | |Echanges|
| __ _____________ ___________ | | de |
| | ||Messagerie et| | Services | | |Services|
| | ||Annuaire | | Intranet | | | |
| | ||_____________| | | | | |
| | | _______________| | | | |
| | ||___________________________| | | |
| | |________________________ \ / |
| |Postes de travail en réseau| \ / |
| |___________________________| |
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* Principales fonctions
- Alertes documentaires sur profil
- Recherches et consultations simples
* Utilisable pour d'autres fonds documentaires
* Formats des documents
- Documents bureautiques Acrobat (principalement) et HTML
- Images numérisées : Acrobat ou GIF
________________ __________
| _____________ | |Poste de |
|| documents ||________ |travail de|
|| HTLM ET PDF || ______|___ |saisie |
||_____________|| | Basis | ______|(Desktop) |
| _____________ | |WebServeur| | |__________|
||base de don- || |__________| |
||nées documen-|| | | __________________
||taire || | | |Poste de travail |
||_____________|| | | |utilisateur avec |
| | | | |Netscape Navigator|
| Basis Plus | | | |pour consulter |
|_______________| ____|_____|_ |__________________|
| | |_______________|
|___________| Réseau WAN |
| |
|____________|
| |
| | __________________
_____________________ | | |Poste de travail |
|Serveur de messagerie| | | |utilisateur avec |
|et annuaire GroupWise|__| |___ |Microsoft Explorer|
|_____________________| |pour consulter |
|__________________|
* But du projet
- Mettre à disposition la base documentaire en consultation pour
le Groupe
- Permettre l'accès aux documents primaires
- Diffuser des alertes documentaires
* Organisation cible
- Bulletin des sommaires par le Service Documentation : maquette à
tester pour la numérisation
- L'envoi des résultats de recherches effectuées et des profils
par le Service Documentation via la messagerie
- La mise à disposition en ligne des documents de synthèse
du Service Documentation
- Le choix de profils personnalisés
* Scénarios de mise en oeuvre
- Scénario 1 : Mise en ligne de la base documentaire sur l'Intranet
- Scénario 2 : Scénario 1 + mise en oeuvre de l'alerte
- Scénario 3 : Scénario 2 + bulletin des sommaires numérisés